Private Kanäle: Governance
Site Collections von privaten Kanälen werden im SharePoint Admin Center für den Administrator nicht angezeigt. Für Teammitglieder sind die privaten Kanäle und deren Site Collections ebenfalls ausgeblendet, wenn sie nicht Mitglied im privaten Kanal sind. Diese Struktur kann schnell dazu führen, dass Tenant-Administratoren und Teameigentümer den Überblick verlieren, welche Standorte existieren und welche Daten dort gespeichert sind.
Damit Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten, stellen wir Ihnen eine kurze Anleitung zur richtigen Verwaltung privater Kanäle zur Verfügung.
Die Kontrolle behalten
In jedem Fall ist der Einsatz von privaten Kanälen zu empfehlen, da sie häufige Kommunikationsprobleme innerhalb größerer Teams lösen können. Damit private Kanäle aber nicht zu “blinden Flecken” im Unternehmen werden, empfiehlt es sich, sie mit den folgenden drei Einstellungen zu steuern:
- Kontrolle auf Anwenderbasis
Das Recht, private Kanäle zu erstellen, kann einzelnen Benutzern zugewiesen werden. Es wird empfohlen, dass diese Benutzer zunächst eine Schulung über die Funktionen, Möglichkeiten und die unternehmerische Verantwortung des Erstellers und Besitzers von privaten Kanälen erhalten. Nach Abschluss der Schulung, eventuell durch Bestehen eines kleinen Microsoft Forms-Quiz, kann die Berechtigung an den Benutzer vergeben werden.
- Kontrolle pro Teams
Da die Funktion der privaten Kanäle von den Teambesitzern pro Team (de)aktiviert werden kann, sollte pro Team entschieden werden, ob private Kanäle wirklich notwendig sind oder nicht. Manchmal ist ein schneller Gruppenchat oder sogar ein komplett neues Team die bessere Wahl. Auch sollte die Funktion nur in den Teams aktiviert werden, in denen private Channels einen sinnvollen Mehrwert generieren und die Teambesitzer sich daher aktiv dafür entscheiden, diese zu nutzen. Private Channels sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Weitere Informationen finden Sie in unserem ersten Blog-Beitrag zu privaten Kanälen.
- Teambesitzer muss Mitglied des privaten Kanals sein
Ein Teambesitzer ist für sein Team verantwortlich und muss daher wissen, was in ihm vor sich geht. Sind die gespeicherten Informationen korrekt und aktuell? Teameigentümer können dieser Verantwortung nicht nachkommen, wenn sie von den privaten Kanälen ausgeschlossen sind. Es wird daher empfohlen, dass Teameigentümer auch in den privaten Kanälen des Teams mindestens die Rolle eines Mitglieds haben.
Governance
Um herauszufinden, ob ein privater Kanal noch aktiv genutzt wird, hilft es, sich einige Fragen zu stellen:
- Haben Kanäle nur ein Mitglied, den Ersteller?
- Gibt es keine Dateien in der Site Collection des privaten Kanals?
- Gibt es keine Aktivität in einem privaten Kanal?
- Sind Eigentümer, Mitglieder und Berechtigungen des privaten Kanals korrekt?
- Ist die Beschreibung des privaten Kanals korrekt?
Je nach Antwort kann es sein, dass andere Szenarien, z. B. ein Gruppenchat, besser geeignet sind, aber auch private Kanäle müssen ggf. aktualisiert oder sogar archiviert/gelöscht werden. Damit wird auch klar, warum Microsoft dafür gesorgt hat, dass es immer mindestens einen Besitzer des Kanals geben muss und warum es empfehlenswert ist, den Teambesitzer auch zu einem Mitglied des privaten Kanals zu machen. Um private Kanäle zu verwalten, muss sichergestellt sein, dass eine verantwortliche Person die oben genannten Fragen beantworten kann und das Unternehmen die Kontrolle über seine Daten behält.
Es wird empfohlen, einen periodischen Prozess einzuführen. Zum Beispiel sollten alle sechs Monate die oben genannten Szenarien überprüft werden, und die privaten Kanalbesitzer sollten aufgefordert werden, die Richtigkeit der Daten zu bestätigen. Wenn keine Aktivität mehr besteht, sollten die Besitzer ihre Teams Kanäle archivieren.
Neben einer regelmäßigen Überprüfung sollten auch Richtlinien definiert werden, wann ein privater Kanal nicht mehr benötigt wird. Zum einen kann dies gemeinsam, z. B. nach dem Ende eines Projekts mit dem entsprechenden Team erfolgen. Wurde ein privater Kanal z.B. für ein Teilprojekt genutzt, ist es auch möglich, dass die entsprechenden Informationen vor dem Ende des gesamten Teams nicht mehr benötigt werden. Eine solche Löschung muss derzeit noch manuell vorgenommen werden und erfordert daher wieder einen Verantwortlichen für den privaten Kanal.
David Papaja beschäftigt sich seit 2018 mit Microsoft 365 und hat sich auf Microsoft Teams Governance und Guest Management spezialisiert. Er teilt sein Wissen über M365 und unterstützt die Einführung von Governance-Lösungen.
